Pro verzija
SpotKontrol Pro namjenjen je radio postajama koje žele sa jednim potezom ubrzati proces od primanja narudžbi do završno izdavanja računa te izvještaja. Sigurni smo da ćete uštediti 50-60% vremena koje Vam sada treba, dok će se mogućnosti greške svesti na minimum. U nastavku donosimo pregled najvažnijih mogućnosti Pro verzije koje se nadovezuju na Basic verziju.
Baza podataka
Termini
Većina radio postaja u svom cjeniku ima više termina u kojima vrijedi određeni cjenik. Kada se tome pridoda veliki broj radija koji su u sastavu neke mreže dolazimo do situacije gdje radija imaju od 2 pa neki i do 6 različitih termina cjenika. U SpotKontrolu smo pronašli način kako zadovoljiti sve zahtjeve, korisnici sami daju nazive terminima i odabiru početni i završni sat za svaki termin. Kasnijim dodavanjem termina na proizvode dobivamo iznimno kvalitetno rješenje navedene problematike.
Kategorija proizvoda
Kategorije proizvoda su također jako bitne u Pro verziji SpotKontrola, u bazu možemo unijeti neograničen broj kategorija (spot, spot mreža, emisija, čitane poruke itd...), kasnije svakom proizvodu ili uslugi dodajemo pripadajuću kategoriju.
Proizvodi / Usluge
Jednostavan a detaljan je unos proizvoda i usluga u SpotKontrol. Unos šifre i naziva, odabir kategorije proizvoda, odabir termina, upis cijene za svaki termin i mogućnost opisa svakog artikla stavke su koje možemo unijeti. Najbitnija mogućnost kod unosa spotova je stavljanja najmanjeg trajanja i najvećeg trajanja za svaki pojedini spot. Konkretno to znači da ukoliko nam je proizvod Spot 20'' možemo unijeti da se spot obračuna po cijeni Spota 20" ukoliko spot traje od 17 do 23 sekunde, sve kraće od 17 sekudni i sve nakon 23 sekunde prelazi u novu cijenu ovisno o unesenim parametrima. Bit ovakvog unosa je da SpotKontrol kod izrade ponuda i računa automatski prepozna prema trajanju spota koja je cijena pojedinog spota koji se nalazi u narudžbi.
Popusti
Svaki korisnik može sam unijeti popuste u bazu i odrediti njihovu visinu. Uz naziv popusta i visine popusta imamo i dodatne opcije kao što su uključivanje i isključivanje pojedinog popusta, mogućnost izmjene visine popusta u fazi izrade ponuda i računa ili zaključavanje vrijednosti određenog popusta.
Uvjeti klijenta
Za svakog klijenta možemo u bazi dodati uvjete koji za njega vrijede. Svaki popust koji postoji u bazi može se dodjeliti partneru te odrediti visina popusta. Kada se rade ponude i računi za klijenta i ukoliko su unijeti popusti svugdje će se pojavljivati upravo oni uvijeti koje smo unijeli.
Djelatnici
Mini baza djelatnika služi za unos osoba koje izrađuju ponude i račune te se kod same izrade navedenih dokumenata bira osoba koja je sastavila dokument.
Dokumenti
Ponude
Ponuda je temeljni dokument kojim započinje rad u financijskom djelu SpotKontrola. Svaka ponuda ima automatsku šifru u obliku godina-broj (2011-0001), ista se automatski ažurira za svaku novu ponudu. Odabir naručitelja i oglašivača, unos vezanog dokumenta, odabir kontakt osobe, unos naziva kampanje, datuma početka i završetka emitiranja (ako je poznato), odabir proizvoda iz baze, mogućnost unosa bilo kojeg popusta samo za pojedini proizvod ili za cjelu ponudu, automatski poziv na broj, unos napomena te odabir osobe koja je ponudu izradila stavke su koje se nalaze u prozoru za unos ponuda. Ukoliko klijent prihvati određenu ponudu iz same ponude stvara se narudžba koja automatski pokuplja sve informacije sa ponude te nije potrebno ponovno unositi podatke. Iz ponude je moguće dakle direktno izraditi narudžbu pa kasnije račun ali je isto tako moguće iz ponude direktno izraditi račun za stvari koje nemaju veze sa eterom.
Narudžbe
U Pro verziji SpotKontrola narudžbe su dobile dodatnu funkcionalnost. Prva mogućnost je da izrađujemo narudžbu iz ponude, u tom slučaju se prebacuju svi podaci sa ponude u zaglavlje narudžbe te u tom slučaju unosimo samo spot i terminski plan. U tom slučaju automatski se kreira i veza između ponude i narudžbe te se kasnije iz narudžbe izrađuje račun. Druga mogućnost je standardni unos narudžbe. Dodatna funkcionalnost narudžbe je određeni broj indikacija i to:
Završena narudžba (treba fakturirati), fakturirana djelomično (do datuma), fakturirana u cjelosti. Sa ovom funkcionalnosti znatno smo smanjili mogućnost da se neka narudžba dva puta fakturira ili da se uopće ne fakturira.
Računi
Za sada postoje 3 načina izrade računa. Prvi je da se račun radi iz narudžbe koja već ima vezanu ponudu, u tom slučaju sa ponude se pokupljaju informacije koje nisu emitiranja (izrada spota, produkcija) dok se iz narudžbe automatski pokupljaju spotovi koji su bili u emitiranju te uspoređuju sa ponudom kao dodatna kontrola. Drugi način je da klijent plati ponudu koja nema veze sa emitiranjima u eteru, u tom slučaju možemo iz te ponude kreirati račun koji automatski pokuplja sve informacije sa ponude. Treći je način da izradimo račun bez ikakvog vezanog dokumenta, iz baze odaberemo artikle i kreiramo račun.
Uplate
Nakon što na izvodu vidimo uplatu, prema pozivu na broj (koji klijent dobiva na ponudi i računu) dođemo na uplaćenu ponudu ili račun te nam SpotKontrol automatski pokupi informacije sa dokumenta i nama tek preostaje potvrditi uplatu. Isto tako uplate se mogu voditi i za uplate koje su paušalne i nemaju direktne veze sa ponudom ili računom.
Izvještaji
Izvještaji su jako bitni, izrada raznih izvještaja i analitike bit će dostupna ovisno o specifičnim potrebama klijenata, uobičajeni izvještaji su dostupni i sada.